Privacy notice
Bij de Koninklijke Militaire School hechten wij veel waarde aan de privacy en bescherming van uw persoonsgegevens. In overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) willen wij u informeren over hoe wij uw gegevens verzamelen, gebruiken en beschermen in verband met de diploma-uitreiking.
1. Doelbinding en dataminimalisatie
Uw persoonsgegevens worden uitsluitend verzameld en verwerkt voor duidelijk omschreven en legitieme doeleinden die verband houden met de organisatie van de diploma-uitreiking. Dit omvat onder andere de registratie van deelnemers, communicatie over het evenement, en logistieke planning. We verzamelen alleen de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor deze doeleinden, zoals uw naam, contactgegevens, en eventuele specifieke dieetwensen of medische informatie.
2. Toestemming en transparantie
Wij vragen expliciet uw toestemming voor het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens. Deze toestemming moet vrijelijk gegeven, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn. U wordt duidelijk geïnformeerd over welke gegevens wij verzamelen, waarom wij deze gegevens verzamelen, hoe wij deze zullen gebruiken en hoe lang wij deze zullen bewaren. Deze informatie vindt u in de privacyverklaring die beschikbaar is op de registratiepagina voor de diploma-uitreiking.
3. Gegevensbeveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen. Dit omvat onder andere versleuteling van gegevens, pseudonimisering en strikte toegangscontrole. De toegang tot uw persoonsgegevens is beperkt tot die medewerkers en partners die deze informatie nodig hebben voor de organisatie van de diploma-uitreiking.
4. Bewaartermijnen
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Registratiegegevens worden bijvoorbeeld tot zes maanden na de diploma-uitreiking bewaard voor eventuele follow-up en evaluatie. Financiële gegevens worden bewaard volgens de wettelijke vereisten, doorgaans zeven jaar. Communicatiegegevens worden binnen een jaar na de diploma-uitreiking verwijderd, tenzij u toestemming heeft gegeven voor verdere communicatie.
5. Rechten van de betrokkenen
U heeft het recht om te weten welke gegevens wij over u bewaren en hoe deze worden verwerkt. U heeft ook het recht om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens, om onjuiste gegevens te laten corrigeren en om uw gegevens te laten wissen wanneer deze niet langer nodig zijn voor de oorspronkelijke doeleinden of wanneer u uw toestemming intrekt. Bovendien kunt u onder bepaalde omstandigheden de verwerking van uw gegevens beperken of hiertegen bezwaar maken. Indien van toepassing, heeft u ook het recht om uw gegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en om deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
6. Incidentmanagement
In het geval van een datalek hebben wij een procedure opgesteld om snel en effectief te reageren. Indien een datalek plaatsvindt dat een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zullen wij dit binnen 72 uur melden aan de toezichthoudende autoriteit en, indien nodig, aan u als betrokkene.
7. Documentatie en verantwoording
Wij documenteren alle gegevensverwerkingsactiviteiten die verband houden met de diploma-uitreiking om te kunnen aantonen dat wij voldoen aan de AVG. Dit helpt ons om transparant te zijn over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en om ervoor te zorgen dat wij altijd in overeenstemming handelen met de wetgeving.
Mocht u vragen hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of uw rechten willen uitoefenen, dan kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via erm-events@mil.be
Wij danken u voor uw vertrouwen en medewerking en kijken ernaar uit om u te verwelkomen bij de diploma-uitreiking van de Koninklijke Militaire School.
_____________________________________________________
À l'École Royale Militaire, nous attachons une grande importance à la protection de votre vie privée et de vos données personnelles. Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), nous souhaitons vous informer sur la manière dont nous collectons, utilisons et protégeons vos données dans le cadre de la cérémonie de remise des diplômes.
1. Limitation des finalités et minimisation des données
Vos données personnelles sont collectées et traitées uniquement pour des finalités spécifiques et légitimes liées à l'organisation de la cérémonie de remise des diplômes. Cela inclut, entre autres, l'inscription des participants, la communication relative à l'événement et la planification logistique. Nous ne collectons que les données strictement nécessaires à ces fins, telles que votre nom, vos coordonnées et, le cas échéant, des informations spécifiques sur votre régime alimentaire ou votre état de santé.
2. Consentement et transparence
Nous demandons explicitement votre consentement pour la collecte et le traitement de vos données personnelles. Ce consentement doit être donné librement, de manière spécifique, éclairée et non équivoque. Vous êtes informé de manière claire des données que nous collectons, des raisons pour lesquelles nous les collectons, de la manière dont nous les utiliserons et de la durée pendant laquelle nous les conserverons. Ces informations sont disponibles dans la déclaration de confidentialité accessible sur la page d'inscription à la cérémonie de remise des diplômes.
3. Sécurité des données
Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité de vos données personnelles. Cela inclut, entre autres, le chiffrement des données, la pseudonymisation et un contrôle strict des accès. L'accès à vos données personnelles est limité aux employés et partenaires qui en ont besoin pour l'organisation de la cérémonie de remise des diplômes.
4. Durées de conservation
Vos données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Par exemple, les données d'inscription sont conservées jusqu'à six mois après la cérémonie de remise des diplômes pour les suivis et évaluations éventuels. Les données financières sont conservées conformément aux exigences légales, généralement pendant sept ans. Les données de communication sont supprimées dans l'année suivant la cérémonie de remise des diplômes, à moins que vous n'ayez donné votre consentement pour une communication ultérieure.
5. Droits des personnes concernées
Vous avez le droit de savoir quelles données nous détenons à votre sujet et comment elles sont traitées. Vous avez également le droit d'accéder à vos données personnelles, de corriger les données incorrectes et de supprimer vos données lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires aux finalités initiales ou lorsque vous retirez votre consentement. En outre, vous pouvez, dans certaines circonstances, limiter le traitement de vos données ou vous y opposer. Le cas échéant, vous avez également le droit de recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de transférer ces données à un autre responsable du traitement.
6. Gestion des incidents
En cas de violation de données, nous avons mis en place une procédure pour réagir rapidement et efficacement. Si une violation de données se produit et qu'elle présente un risque élevé pour vos droits et libertés, nous la signalerons dans les 72 heures à l'autorité de contrôle et, si nécessaire, à vous en tant que personne concernée.
7. Documentation et responsabilité
Nous documentons toutes les activités de traitement des données liées à la cérémonie de remise des diplômes afin de démontrer notre conformité au RGPD. Cela nous aide à être transparents sur la manière dont nous traitons vos données personnelles et à veiller à ce que nous agissions toujours en conformité avec la législation.
Si vous avez des questions sur le traitement de vos données personnelles ou si vous souhaitez exercer vos droits, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données à erm-events@mil.be
Nous vous remercions pour votre confiance et votre coopération et nous nous réjouissons de vous accueillir à la cérémonie de remise des diplômes de l'École Royale Militaire.
